SOP PPID

STANDAR OPERASIONAL PELAYANAN PUBLIK

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)

DINAS PARIWISATA DAN EKONOMI KREATIF PROVINSI LAMPUNG

 

  1. PENDAHULUAN
  1. LATAR BELAKANG

Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) telah memberikan landasan hukum keterbukaan pengelolaan informasi publik. Keterbukaan informasi adalah salah satu pilar penting yang akan mendorong terciptanya transparansi. Sebagai pertanggungjawaban penyelenggaraan birokrasi pemerintah, setiap penyelenggara pemerintahan wajib menyediakan dan melayani permohonan informasi publik yang akuntabel. Untuk menunjang pelaksanaan kegiatan PPID yaitu penyediaan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan dan sederhana pada Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Lampung telah ditetapkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu melalui Keputusan Kepala Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Lampung Nomor 800/35.a/V.20/Sek.I/I/2020 tanggal 17 Januari 2020  Dalam memenuhi tugas pelayanan kepada masyarakat perlu adanya Standar Operasional Porsedur tentang Pelayanan Infromasi Publik yang mengatur secara teknis pengelolaan informasi dan dokumentasi di lingkungan Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Lampung.

 

  1. LANDASAN HUKUM
  1. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
  2. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Informasi Publik;
  3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 61 Tahun 2010 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
  4. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2010 tentang Pemerintahan Daerah;
  5. Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi;
  6. Peraturan Komisi Informasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2013 tentang Penyelesaian Sengketa Informasi Publik;
  7. Surat Keputusan Kepala Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Lampung Nomor 800/35.a/V.20/Sek.I/I/2020 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Lampung.

 

  1. MAKSUD DAN TUJUAN
  1. Maksud :

Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Lampung adalah sebagai acuan bagi setiap unit kerja tentang ruang lingkup, tanggung jawab dan wewenang tugas PPID dalam menyediakan informasi berdasarkan ketentuan undang-undang.

  1. Tujuan :
  1. Mendorong terwujudnya implementasi Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Publik;
  2. Menberikan standar bagi PPID dalam melaksanakan pelayanan informasi publik.

 

 

  1. HAKEKAT PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

PPID dalam memberikan pelayanan kepada pemohon inormasi publik secara ramah, cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan sederhana.

 

  1. ASAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Penyelenggaraan pelayanan dengan berdasarkan asas:

  1. Transparansi

Bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti;

  1. Akuntabilitas

Dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

  1. Kondisional

Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektifitas;

  1. Partisipatif

Mendorong peran serta masyarakat dalam mendorong pelayanan informasi publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat;

  1. Kesamaan Hak

Tidak membedakan status sosial ekonomi, kedudukan, pangkat, suku, ras, agama, golongan, dan gender;

  1. Keseimbangan Hak dan Kewajiban

Pemberi dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing pihak;

 

  1. LINGKUP PELAYANAN

Pelayanan Informasi yang disediakan oleh PPID Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Lampung adalah berkaitan dengan informasi dan data tentang pariwisata di Provinsi Lampung.

 

  1. STANDAR OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Penyelenggaraan pelayanan informasi publik harus memiliki standar pelayanan yang berkaitan dengan sistem pelayanan, waktu kerja, mekanisme, prosedur jangka waktu penyelesaian dan pembiayaan sebagai standar penyelenggaraan pelayanan publik dan wajib ditaati oleh pemberi dan penerima pelayanan informasi. Standar Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Lampung yaitu sebagai berikut:

 

  1. Operasional Pelayanan

Pelayanan informasi publik didukung front office dan back office

  1. Front Office meliputi:
  1. Desk layanan langsung
  2. Desk layanan via-media
  1. Back Office meliputi :
  1. Bidang pelayanan dan dokumentasi
  2. Bidang pengelolaan data dan klasifikasi
  3. Bidang penyelesaian sengketa informasi

 

  1. Desk Informasi Publik

Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/pengguna informasi publik, pejabat PPID melalui desk layanan informasi melakukan layanan langsung dan layanan melalui media dengan didukung sarana prasarana telekomunikasi berupa telepon, faksimile, email dan website.

 

  1. Waktu Pelayanan Informasi

Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi, PPID menetapkan waktu pemberian pelayanan informasi. Waktu pemberian layanan informasi di PPID Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Lampung, yaitu dengan jadwal sebagai berikut:

  1. Senin -  Kamis          :    09.00 – 14.00 WIB

Istirahat                    :    12.00 – 13.00 WIB

  1. Jumat                       :    09.00 – 14.00 WIB

Istirahat                    :    11.00 – 13.00 WIB

 

  1. Mekanisme Permohonan Informasi Publik
  1. Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi dan mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan fotocopy KTP pemohon dan pengguna informasi.
  2. Petugas memberikan tanda bukti penerimaan informasi publik kepada pemohon informasi publik.
  3. Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik.
  4. Petugas memenuhi permintaan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon. Apabila informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, maka PPID dapat menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  5. Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada Pengguna Informasi Publik.

 

  1. Jangka Waktu Penyelesaian
  1. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Jika dalam jangka waktu 2 (dua) hari pemohon tidak melengkapi persyaratan yang telah ditentukan, maka permohonan informasi dianggap batal.
  2. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPID. PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan ini meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak.
  3. Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan.
  4. Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam benetuk soft copy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan  untuk keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permintaan informasi publik ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan ketentuan.

 

  1. Biaya/Tarif

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan informasi publik tidak dipungut biaya. Untuk penggandaan atau perekaman, pemohon informasi dapat melakukan penggandaan atau perekaman sendiri disekitar lokasi PPID atau menyediakan CD/VCD atau flash disk untuk perekaman data atau informasi.

 

  1. Kompetensi Pelaksana Layanan Informasi

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dalam melaksanakan pelayanan informasi dibantu oleh pejabat fungsional pranata humas, dan pranata komputer. Untuk petugas desk layanan informasi diutamakan memiliki kompetensi pengetahuan mengenai peraturan perundang-undangan keterbukaan informasi dan pelayanan publik, keterampilan dan sikap dalam berkomunikasi untuk menunjang pelaksanaan tugas layanan informasi.

 

  1. KEDUDUKAN PPID

Tugas dan Fungsi PPID Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Lampung

  1. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi mampu mengelola dan memberikan pelayanan informasi publik serta dokumentasi kepada masyarakat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  2. Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi, mengkoordinasikan, dan mengendalikan pengumpulan informasi, pengklasifikasian informasi, pendokumentasian informasi dan pelayanan informasi.
  3. Mengolah dan mengklasifikasi informasi dan dokumentasi secara sistematis berdasarkan tugas pokok dan fungsi organisasi serta kategori informasi.
  4. Menentukan atau menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya diakses oleh publik dengan penyeleksian dan pengujian data dan informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang dibuka untuk publik yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang.
  5. Mengkonsultasikan informasi yang dikecualikan kepada PPID Provinsi dan menyelesaikan sengketa pelayanan informasi.
  6. Menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID Provinsi secara berkala dan sesuai kebutuhan.
  7. Membuat, mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi unit kerjanya.

 

  1. MEKANISME PENGUMPULAN, PENGKLASIFIKASIAN, PENDOKUMENTASIAN DAN PELAYANAN INFORMASI

Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh setiap  PPID Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Lampung dalam kegiatan pengumpulan informasi adalah:

  1. Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh unit kerja.
  2. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing unit kerja.
  3. Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis maupun dinamis.
  4. Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di Satuan Kerjanya, sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja.
  5. Penyediaan Informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut:
  1. Mengenali tugas pokok dan fungsi Satuan Kerjanya;
  2. Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh Satuan Kerjanya;
  3. Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan;
  4. Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen.
  1. Alur dan Mekanisme Pengumpulan Informasi yang berada disetiap Bidang di lingkungan Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Lampung.